Ihr Veranstaltungsprofil:

Der Aufwand für das Teilnehmermanagement hängt wesentlich vom Profil
Ihrer Veranstaltung ab.
Um Ihre Teilnehmer einzuladen, und eine Zu- oder Absage zu erfassen, ist
Ihr Zeitaufwand gering. Sobald Sie jedoch Transfers, Workshops und Hotels,
sowie deren Kontingente verwalten müssen, steigt Ihr Aufwand.

Mit Hilfe der Skala können Sie Ihr Profil angeben bzw. einschätzen!

Beispiel Einfach = Sie laden Ihre Teilnehmer ein und erfassen die Zu- und Absagen.

Beispiel Mittel = analog Einfach + Sie erfassen weitere Teilnehmerdaten, verwalten Workshops oder Rahmenprogramme, ein Hotelkontingent und bestätigen jede Anmeldung.

Beispiel Komplex = analog Mittel + Sie verwalten unterschiedliche Teilnehmertypen mit jeweils anders gearteten Berechtigungen, mehrere Workshops und Hotels mit Kontingenten und/oder Wartelisten, ziehen Teilnehmergebühren ein, schreiben Rechnungen, versenden angepasste Reports an Lieferanten und Auftraggeber, drucken Namensschilder und akkreditieren Ihre Teilnehmer vor Ort.

Ihr bisheriges Teilnehmermanagement:

Um Ihre mögliche Zeitersparnis mit colada.services zu berechnen, hilft Ihnen die Skala Ihre bisherige Arbeitsweise einzuschätzen.

Beispiel manuell = Sie versenden Einladungen per Post und erhalten die Anmeldungen per Fax. Diese Daten tippen Sie in eine Excel-Liste und versenden die Anmeldebestätigung auf dem Postweg. Änderungen der Anmeldungen erfahren Sie telefonisch und ergänzen diese in Ihrer
Excel-Liste. Sie überwachen Hotelkontingente manuell und müssen bei Überbuchungen Teilnehmern absagen oder diese umbuchen. Rechnungen werden durch Ihre Buchhaltung versendet und die Zahlungen erfolgen meist zeitverzögert.

Beispiel teils automatisch = Sie versenden Ihre Einladungen per E-Mail und Ihre Teilnehmer können sich bereits online anmelden. Nach jeder Anmeldung erhalten Sie eine Nachricht und erfassen diese Daten in einer Excel-Liste.
Da Änderungen meist zu einer neuen Anmeldung führen, müssen Sie Dubletten überprüfen. Bestätigungen erfolgen sofort oder zeitverzögert und
die Kontingente überwachen Sie manuell. Die Zahlungsabwicklung ist
Aufgabe Ihrer Buchhaltung.